Politique de confidentialité

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Adoptée au conseil d’administration le 21 octobre 2024

Les pages qui suivent présentent la politique du Centre de Femmes Les Elles du Nord concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations que nous recueillons lors de l’utilisation du site Web http://cfen.ca/ ou lors de la cueillette d’informations en personne ou par téléphone. La politique est subordonnée à la loi québécoise en cette matière, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ainsi qu’aux autres dispositions législatives et règlements applicables.

L’équipe et les administratrices du Centre de femmes Les Elles du Nord sont soucieuses du respect du droit à la vie privée de chaque individu et s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de toute Participante ou Employée. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein du Centre de femmes Les Elles du Nord

L’équipe et les administratrices du Centre de Femmes Les Elles du Nord utiliseront des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir la perte, l’abus ou la modification non autorisée des informations sous son contrôle. Cependant, compte tenu des risques inhérents, le centre de femmes ne peut garantir une sécurité absolue.

Pour toutes questions ou préoccupations concernant le traitement de vos informations disponibles au centre, un courriel doit être acheminé à la responsable de la protection des renseignements personnels : Sophie Jobin, direction.cfen@gmail.com ou 418 748-7171 poste 1. Le tout sera traité conformément à la loi applicable.

Cette Politique de Confidentialité peut être modifiée à tout moment sans préavis. La dernière version de la Politique de Confidentialité se retrouvera sur le site Internet.

DÉFINITIONS

« Employée »

Toute personne qui travaille pour le Centre de femmes Les Elles du Nord moyennant rémunération, incluant la direction, ainsi que toutes personnes rémunérées ou non (stagiaire, bénévole, etc.).

« Événement »

Tout événement que le Centre de femmes Les Elles du Nord gère ou organise (atelier, activité, etc.).

« Formulaire de signalement »

Le formulaire mis à la disposition de toute Employée ou Participant·e afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

« Incident de confidentialité »

Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

« Participant·e »

Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels au Centre de femmes Les Elles du Nord en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

« Publication »

Toute publication produite par Le Centre de femmes Les Elles du Nord ou à laquelle le Centre de femmes Les Elles du Nord contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

« Registre des incidents de confidentialité »

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

« Risque sérieux de préjudices »

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

« Renseignement confidentiel »

Tout renseignement fourni ou communiqué au Centre de femmes Les Elles du Nord sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un·e Participant·e ou une Employée et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e Participant·e ou un·e Participant·e potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé.

Pour plus de certitude :

Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;
Les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu ;
Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

« Service ou activité »

Tout service que le Centre de femmes Les Elles du Nord rend à une personne à la demande de celle-ci, ou toute activité à laquelle elle participe.

PHOTOGRAPHIES ET RENSEIGNEMENTS

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Un consentement est fourni lors de l’adhésion. Lorsque ce consentement est fourni, le Centre de femmes Les Elles du Nord peut diffuser et rendre accessibles au public par une mise en ligne sur le site Web du Centre de femmes Les Elles du Nord ou d’autres sites Web/réseaux sociaux.

Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier une personne comme Employée du Centre de femmes Les Elles du Nord ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cette personne en regard à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Les employées sont tenues de signer l'entente de confidentialité avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès du Centre de Femmes Les Elles du Nord.

L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’une employée avec le Centre de Femmes Les Elles du Nord.

Les employées effectuant du télétravail doivent se conformer en tout temps à la Politique de confidentialité.

COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Le Centre de femmes Les Elles du Nord peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employées et les administratrices siégeant au conseil d’administration.
La constitution de tels dossiers a pour objet de :

Maintenir les coordonnées à jour ;
Documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
Permettre, dans le cas des Employées rémunérées, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, régime de retraite, etc.) ;
Permettre, dans le cas des administratrices, le maintien annuel des coordonnées à jour au Registre des entreprises.

Le Centre de femmes Les Elles du Nord peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au Centre de femmes Les Elles du Nord de réaliser un Événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.

Informations que nous collectons auprès des participantes

Nous recueillerons et traiterons les informations personnelles vous concernant lorsque :

Vous remplissez votre formulaire d’adhésion pour devenir membre
Vous vous inscrivez à une activité
Vous vous inscrivez à l’infolettre

Voici les informations personnelles parfois recueillies en lien avec les services et activités du Centre de Femmes Les Elles du nord:

Nom (obligatoire)
Adresse postale (obligatoire)
Courriel (facultatif)
Téléphone (facultatif)
Données statistiques lors de participation à des activités pour l’évaluation des besoins (groupe d’âge, enfants, etc.) (facultatif)

Renseignements de nature électronique

Il se peut que nous recueillions des renseignements qui ne sont pas de nature personnelle, notamment le type de navigateur Internet ou de système informatique que vous utilisez ou le nom de domaine du site Internet à partir duquel vous avez établi le lien avec notre site. De plus, lorsque vous visitez notre site Internet, certains renseignements peuvent être introduits sur votre ordinateur sous la forme d’un témoin ou d’un fichier semblable. Les témoins nous permettent de conserver certaines informations à propos de votre utilisation du Site Internet, notamment la date de votre plus récente visite, les pages consultées et les fichiers téléchargés. Les témoins nous permettent d’adapter notre site Internet afin qu’il réponde mieux aux intérêts et préférences des visiteurs et visiteuses.

Cette navigation ne joint pas les renseignements ainsi obtenus à vos renseignements personnels. La plupart des navigateurs Internet vous permettent d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de les bloquer ou de recevoir un avertissement avant leur implantation. Veuillez-vous référer aux instructions de votre navigateur pour en apprendre plus sur ces fonctions.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site Web du Centre de Femmes Les Elles du Nord doit être indiqué, sous le titre de la direction : « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre.

La direction s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

La direction est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le Centre de femmes Les Elles du Nord. Les autres Employées sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

MODE ET DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Le fichier électronique de la base de données des membres est sauvegardé dans un fichier sur OneDrive-Office 365 et seules l’adjointe administrative et la directrice y ont accès avec un code sécurisé;
Le cahier des formulaires d’adhésion est sous clé et seules les travailleuses y ont accès ;
Les formulaires d’inscription aux activités du Centre sont sauvegardés dans un fichier sur OneDrive - Office 365 et chaque travailleuse doit entrer son code d’accès unique pour accéder aux dossiers du Centre de femmes Les Elles du Nord.

Nous conserverons les informations personnelles jusqu’à l’accomplissement de la finalité de leur collecte ou aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux objectifs pour lesquels elles ont été recueillies, jusqu’à un maximum de 7 ans.

Pour des raisons telles que la tenue de registres et/ou rapports conformément à la loi applicable ou pour d'autres raisons légitimes comme l'application des droits légaux, la prévention de la fraude, etc., certaines informations devront être conservées plus longtemps. Les informations anonymes résiduelles et les informations agrégées, qui n’identifient pas directement ou indirectement des Participant·es, peuvent être stockées indéfiniment.

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’une Employée ou un·e Participant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la direction générale responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employée ou le ou la Participant·e doit, pour ce faire, remplir un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.

Dois être colligé dans le formulaire de signalement :

Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
Une brève description des circonstances de l’incident ;
La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

La direction juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·es au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale doit aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Les employées ayant accès aux dossiers s’obligent à :

S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé;
S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées;
Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Aucun renseignement confidentiel ne doit rester sur les bureaux en fin de journée. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

Lorsqu’une employée peut également, à certains égards, être qualifiée de participante, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du Centre de Femmes Les Elles du Nord.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.

Les dossiers concernant les employées sont conservés par le Centre de Femmes Les Elles Nord.

Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tel que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre au Centre de femmes Les Elles du Nord de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

Autres que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

Tel que permis par la loi, le Centre de Femmes Les Elles du Nord peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le Centre de femmes Les Elles du Nord ou ses Employées, par ou de la part d’un·e Participant·e, d’une Employée, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e Participant·e ou d’une Employée.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

Sous réserve de l’article 9.2, les participantes et employées ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le Centre de Femmes Les Elles du Nord a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander des rectifications soient apportées à ceux-ci.

Le Centre de Femmes Les Elles du Nord doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.

Une demande d’une participante ou d’une employée en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

MANQUEMENT À L’OBLIGATOIRE DE CONFIDENTIALITÉ

Une employée manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès ;
Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du Centre de Femmes Les Elles du Nord alors que les individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support d’information à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
Fait à défaut de suivre les dispositions de cette politique.

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le Centre de femmes Les Elles du Nord, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

RECOURS

Selon la loi applicable, toute personne concernée a le droit d’accéder, de rectifier ou d’effacer ses données personnelles, de recevoir une copie de ses données personnelles, de restreindre ou de s’opposer au traitement actif de ses données, de retirer tout consentement qu’elle a préalablement donné au Centre de Femmes Les Elles du Nord pour traiter ces données, de déposer une plainte auprès d’une autorité statuaire, et d’autres droits pertinents selon les lois applicables. Pour exercer ces droits, la personne doit contacter le responsable de la protection des renseignements personnels qui répondra à la demande conformément à la loi applicable.

Il est important de noter que la personne qui ne permet pas de collecter ou traiter les informations personnelles requises ou qui retire son consentement pour traiter celles-ci pour les finalités requises ne pourra peut-être pas avoir accès ou utiliser les services pour lesquels les informations étaient recherchées, incluant le statut de membre en règle de l’organisme.

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale du Centre de femmes Les Elles du Nord ou du conseil d’administration du Centre de femmes Les Elles du Nord si la plainte concerne la direction.

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du Centre de femmes Les Elles du Nord d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.